各单位、各学院：
10 月26日迎来学校120周年华诞，学校及各部门、各学院围绕校庆举办了系列隆重且具有特色的庆典和纪念活动，形成了大量反映学校发展、校友活动和各种捐赠等方面的纸质、声像(照片、音视频文件)、电子文件和实物。这些不同载体形式的材料，是学校宝贵的资源和财富，对传承校史、促进学校发展具有重要的保存和参考利用价值，根据《学校档案实体归档范围》须及时归档入藏。现将校庆材料归档工作有关事项具体通知如下：
一、校庆材料收集归档分工
1、学校办公室、宣传部、校友会部门档案员负责学校在筹备、庆典和纪念活动中形成的校庆材料的收集、整理和移交工作。
2、各学院（系）校庆活动负责人和学院（系）部门档案员负责本学院（系）开展的庆典和纪念活动形成的校庆材料的收集、整理和移交工作。
3、学校档案馆负责对校庆材料的收集工作进行指导，并对各单位移交的校庆材料进行接收、整理、归档保存。
二、归档范围
凡在校庆工作中产生的，具有保存利用价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等各种不同载体形式的材料都应归档保存。有电子版的，要求纸质与电子版同步归档。
三、归档时间和归档要求
请各有关部门，各学院（系），认真做好校庆材料的收集工作，并在11月底向档案馆移交。办理移交手续时将归档文件目录及移交目录的纸质和电子版同时移交，归档材料须齐全完整。
照片归档要求：1）照片的纸质版与电子版两种载体同时归档。文字说明以txt文本形式，以张为单位，著录照片有题名、拍摄者、拍摄时间、拍摄地点等项目。
2）数码照片大小在1M以上，用扫描仪对纸质照片扫描形成的数码照片，其扫描光学分辨率应不低于600dpi。
档案馆联系人：金萍（68862017-8010）
附件1JXF吉祥坊体育120周年校庆材料归档范围及保管期限表.doc
附件2：归档文件移交目录.xls
附件3：归档文件目录.xls
档案馆
二零一八年十一月九日
